EL PROCESO DE LA AUDITORIA
El proceso de auditoria es una de las etapas en la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión más importantes, porque en este proceso determinamos si están bien implantados o que el mantenimiento se está desarrollando adecuadamente. Por esta razón debe existir una preparación de todos los puntos y etapas que permitan desarrollar una excelente auditoria.
ETAPAS
- se debe tener en cuenta el grado de interacción entre auditor y auditado (la auditoria puede llevarse a cabo con interacción o sin interacción).
- Conocer sobre la ubicación en donde se desarrollará la auditoria (puede ser auditoria in situ, es decir en el sitio o las instalaciones y Remota que es en otro sitio diferente a las instalaciones).
- Determinar que tipo de auditoria se llevará a cabo (vertical y horizontal)
- Gestionar el tiempo de la auditoria, teniendo en cuenta los objetivos establecidos para tener éxito en la misma.
- Preparar todo lo referente a los documentos de trabajo que se van a necesitar, lo que se va a auditar, tener en cuenta las preguntas que se van a desarrollar.
- Seleccionar adecuadamente las fuentes de información (alcance y complejidad).
- Realizar visitas a las instalaciones del auditado.
REUNIÓN DE APERTURA
- Contar con el staff de la empresa, director general y representante de la dirección, así como los responsables de los procesos que se van a auditar.
- Confirmar a auditado el alcance del proceso, objetivos y el plan de auditoria.
- Generar confianza y presentar al equipo auditor, establecer horarios y las actividades que se van a realizar según el plan de auditoria, al finalizar la reunión realizar una visita a las instalaciones para tener acercamiento a procesos, personas, etc.
Ejemplo de una reunión de apertura de auditoria.
COMUNICACIÓN DE LA AUDITORIA
- Realizar arreglos formales de comunicación con todas las personas y entes implicados en la auditoria.
- Reportar al cliente de auditoria o al auditado, según sea el caso, de los posibles riesgos en la auditoria, esto con el fin de realizar modificaciones o cambios en general del plan de auditoria.
- Asignar roles y responsabilidades de guías y observadores, este grupo aportara como testigo de la auditoria y colaborará en pro de recolectar la información solicitada, aclarar dudas y demás.
- Se inicia la recopilación y verificación de la información por medio de muestreo y debe ser verificada para ser aceptada como evidencia de la auditoria, si esta conduce a un hallazgo debe ser registrada.
- La evidencia después de ser evaluada determina el hallazgo, estos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoria, si existen puntos sin resolver deben ser registrados.
- El equipo auditor debe reunirse con frecuencia necesaria para revisar los hallazgos durante la auditoria.
- Al determinar los hallazgos de auditoria se debe considerar: seguimiento de registros, conclusiones de otras auditorias, requisitos del cliente de la auditoria, hallazgos y oportunidades de mejora, tamaño de muestra.
- Al registra las conformidades se debe tener en cuenta: criterios de auditoria, evidencia para soportar la conformidad.
- Al registrar las NO conformidades se debe tener en cuenta: descripción o referencia de criterios de auditoria, declaración de no conformidad, evidencia de auditoria, hallazgos de auditoria relacionados.
- Finalmente, se prepara las conclusiones de la auditoria por medio de revisión de los hallazgos e información recolectada, llegar a un acuerdo en las conclusiones y preparar recomendaciones.
REUNIÓN DE CIERRE
Esta reunión la coordina el líder auditor para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria, se debe encontrar el staff de la organización, el gerente y el representante de la dirección, así como los responsables de procesos auditados, en esta parte se debe prevenir al auditado con anterioridad de los hallazgos encontrados para no tomarlo por sorpresa.
Se debe determinar el tiempo para que el auditado presente un plan de acción de acuerdo a los hallazgos encontrados, esta reunión puede ser forma o informal, de igual forma si dentro de los objetivos de auditoria se encuentra especificado se deben presentar unas recomendaciones de mejora.
El líder reportará los resultados de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora, este reporte debe ser claro y conciso y hacer referencia a:
Este reporte debe ser entregado en un tiempo acordado, debe ser fechado, revisado y aprobado, de acuerdo a los procedimientos del programa de auditoria y distribuido a los receptores designados.
Por ultimo, para llegar a la finalización de la auditoria, el cual se determina porque todas las actividades planeadas se han llevado a cabo, los documentos deberán conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes (confidencialidad). Luego de esto, se determinará el seguimiento a la auditoria dependiendo de los objetivos, conclusiones, las acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Fuente:
Esta reunión la coordina el líder auditor para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria, se debe encontrar el staff de la organización, el gerente y el representante de la dirección, así como los responsables de procesos auditados, en esta parte se debe prevenir al auditado con anterioridad de los hallazgos encontrados para no tomarlo por sorpresa.
Se debe determinar el tiempo para que el auditado presente un plan de acción de acuerdo a los hallazgos encontrados, esta reunión puede ser forma o informal, de igual forma si dentro de los objetivos de auditoria se encuentra especificado se deben presentar unas recomendaciones de mejora.
El líder reportará los resultados de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora, este reporte debe ser claro y conciso y hacer referencia a:
Este reporte debe ser entregado en un tiempo acordado, debe ser fechado, revisado y aprobado, de acuerdo a los procedimientos del programa de auditoria y distribuido a los receptores designados.
Por ultimo, para llegar a la finalización de la auditoria, el cual se determina porque todas las actividades planeadas se han llevado a cabo, los documentos deberán conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes (confidencialidad). Luego de esto, se determinará el seguimiento a la auditoria dependiendo de los objetivos, conclusiones, las acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Fuente:
- Fernando M. Chinchetru. Planificación y ejecución de auditorias de gestión ISO 9001, ISO14001, OHSAS 18001 Y SGE21. Universidad Internacional de la Rioja UNIR
- https://www.youtube.com/watch?v=CigkFf5q3aA
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